为规范我校档案证明专用章使用与管理，保障档案凭证的合法性、严肃性与规范性，根据《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）相关规定，结合学校档案工作实际，制定本办法。

第一条 印章界定

本办法所指“景德镇陶瓷大学档案证明专用章”（以下简称“档案专用章”），为我校档案馆专属业务公章，仅用于档案查阅利用业务。

第二条 使用范围

档案专用章实行专章专用、严禁超范围使用，专门用于我校档案馆馆藏档案的查询、复制及相关证明，主要有：

（一）馆藏档案复制件；

（二）档案查询、核查相关回复函等业务文书；

（三）基于馆藏档案出具的学历学位证明材料。

第三条 保管管理

档案专用章实行专人保管、专柜锁存、全程负责制度。

（一）由负责查阅利用相关业务人员专门负责妥善保管；

（二）保管人员离岗、休假期间，须经馆领导批准，履行正式移交登记手续，明确临时保管责任人，严禁私自转交他人。

（三）非工作时间档案专用章须入柜上锁，严禁带出办公区域，严防遗失、盗用、滥用。

第四条 使用规范

档案专用章使用严格执行先审批、后用印、逐笔登记制度，全程留痕、依规履职。

（一）所有材料须完整履行档案查阅利用审批手续，在《档案查阅登记表》规范登记后，方可由印章保管人员依规用印。

（二）档案复制件须标注“原件复印”及办理日期，经复核无误后方可盖章。

（三）档案证明、查询函等业务文书，须经初审、复审流程完备后，方可予以用印。

（四）用印须位置准确、印迹清晰，杜绝漏盖、错盖、重盖。

（五）严禁在空白纸张、空白表单及手续不全、内容不实、外来材料上盖章。

（六）工作人员严守保密纪律与工作准则，严禁擅自、越权、违规用印。

第五条 责任追究

工作人员须严格遵守本办法规定。因保管不当、违规操作、擅自用印等行为，造成印章滥用、档案泄密、出具虚假证明等问题的，依规追究相关人员责任；造成不良影响或损失的，按学校规章制度严肃处理。

第六条 附则

本办法由景德镇陶瓷大学档案馆负责解释。

景德镇陶瓷大学档案馆

2026年9月24日