第一章 总则
第一条 根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《中共中央办公厅关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号）、《江西省档案管理条例》《江西省实施< 高等学校档案管理办法>细则》等要求,为规范学校实物档案的管理，充分发挥实物档案的作用，根据有关法规，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 本办法所指实物档案是指能够真实记载和反映学校教学、管理、外事、实践活动、以及师生员工艺术、科研、学术水平的有史料、艺术和科学价值的历史实物,如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、艺术作品、名人字画及有收藏价值的教学科研仪器设备等。
第三条 实物档案具有直观性和多样性的特点。它直接反映了学校的历史发展和各项工作取得的成绩，反映学校的艺术、科研和学术水平，不仅具有重要的保存和利用价值，而且具有一定的社会教育功能，必须集中统一管理。
第四条 实物档案属学校财产，任何部门或个人不得把实物档案占为己有，转送他人或拒绝归档。
第六条 实物档案必须科学管理，有序存放，并要编制系统、完整的案卷目录和检索工具，做到查找方便。
第二章 实物档案的归档
第七条 归档范围和保管期限
（一）奖品实物档案。学校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、艺术创作、外事、体育等活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。
（二）印信实物档案。机构变更或撤消、合并失效的公章及私章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。
（三）名人字画实物档案。市级以上领导人及社会知名人士、知名校友等为学校的题词、作画。
（四）学校发展中有纪念意义的物品。建校以来使用过的校牌、匾、徽、照片、工作证、学生证、毕业证书、学位证书、借书证等物品。
（五）礼品实物。本校与国内、外校际交往中收受的礼品。
（六）艺术类作品。学校在发展过程中涌现的陶瓷艺术家捐赠的作品、毕业学生作品等实物（不包含我校艺术博物馆所收藏艺术作品）。
（七）科研仪器设备。在学校发展过程中具有学校办学特色的、可以反映学校一定科研水平的的已经报废的仪器设备。
（八）校史实物。学校校史工作中所征集、收集的各类实物，如各办学时期在办学工程中形成的实物。
（九）其他有保留价值的、能反映学校发展历程的实物档案。
（十）实物档案的保管期限原则上应永久保存。
第八条 归档要求
（一）奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。
（二）印章归档时应附印模一式两份。
（三）字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。
第九条 归档时间和移交手续：
（一）奖品类实物档案一般于获奖后两月之内向档案馆移交，其他实物档案可随时向档案馆移交。
（二）移交时，立卷部门需填写《景德镇陶瓷大学实物档案移交表》一式三份，交接双方及学校纪检监察部门各存一份备查。
第三章 实物档案的保管与利用
第十条 归档实物档案按物品种类进行分类，以件（成套实物为一件）为单位进行整理。
第十一条 实物档案按照年度号 +载体类型代号 + 保管单位号依次编号保管，以自上而下、从左到右的排架方式摆放，档案库房要做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染和防盗等工作。
第十二条 利用实物档案必须严格履行借阅登记手续。
第十三条 因举办展览等确实需要使用实物档案原件，须办理借用审批手续，填写《综合档案借阅审批表》时间不得超过三个月。
第十四条 借出实物档案在陈列中如有损坏、遗失等情况或逾期不交还者，学校给予相关处罚。
第四章 附则
第十五条 本办法由档案馆负责解释。
第十六条 本办法自印发之日起实施。
